[研究] Outlook 2010, 2016匯出、匯入聯絡人、Exchange 2010 通訊錄

[研究] Outlook 2010, 2016匯出、匯入聯絡人、Exchange 2010 通訊錄

2018-02-27
2018-03-03 修正更新

緣起

敝人有一台 Outlook 2010 是可以直接連上 Exchange Server 2010 (相同 LAN)，但另一台電腦的 Outlook 2016 只能透過 Internet 去連上 (不同 LAN)，而且 Outlook 2016無所不在 ( Outlook 2016 Anywhere) 是無法從用戶端手動設定的，但是手動重建所有收件者 Email 很麻煩，所以想辦法使用匯出、匯入進行。

將連絡人從 Outlook 匯出
https://support.office.com/zh-tw/article/%E5%B0%87%E9%80%A3%E7%B5%A1%E4%BA%BA%E5%BE%9E-outlook-%E5%8C%AF%E5%87%BA-10f09abd-643c-4495-bb80-543714eca73f?CorrelationId=d9a5cd83-f5bb-417d-b5d4-8f020e3c23ce&ui=zh-TW&rs=zh-TW&ad=TW

參考這篇做完後，發現匯進來的只有額外在 Outlook 2010 自己建立的聯絡人 Email，Exchange Server上資訊部門提供大家共用的 通訊錄 並沒有包含在內，所以做了些研究，分享這篇。

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(一) 匯入評估

確認要匯入的 Outlook 支援的檔案類型
(一開始測試的時候，沒注意這個問題，結果匯出的格式，匯入沒有支援，造成麻煩)

Outlook 2010 支援的匯入檔案類型

Outlook 2016 支援的匯入檔案類型

( Outlook 2016 匯入支援檔案類型比 Outlook 2010 少多了，只有
行事曆 iCalendar (.ics) 或 vCalendar ( .vcs)
名片檔vCard ( .vcf)
Outlook 資料檔 ( .pst)
逗點分隔值 (.csv)

因為準備匯入通訊錄，所以只有 .pst 或 .csv 可以考慮

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(二) Outlook 2010 匯出 Exchange 通訊錄

重點來了！

如果你只想匯出 Outlook 中建立的聯絡人，不用包含公司組織的 Exchange Server 通訊錄，可跳過此步驟。

敝人找不到直接把 Exchange 通訊錄匯出的方法，所以是把「通訊錄」全部複製一份到「聯絡人」，再把「聯絡人」匯出，方法如下。

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(三) Outlook 2010 匯出聯絡人

要開啟匯入匯出畫面有兩種方式：
方法1. 點「檔案」下拉選單，點「開啟」，點「匯入」
(  敝人認為「匯入」這個名稱其實取的不太好，因為最後到的畫面是「匯入及匯出精靈」)

方法2. 點「檔案」下拉選單，點「選項」

(下圖) 再點「進階」，點「匯入」

(下圖) 匯入及匯出精靈

 (下圖)  重要，如果您剛剛有把 Exchange 通訊錄加入 連絡人 之中，請一定要選 .csv，不要選 .pst

(下圖) Exchange 通訊錄 加入連絡人後，會出來的「電子郵件地址」實際上不是真實的電子郵件地址，匯出成 .pst 就無法手動修改了

修改方法： 把「電子郵件顯示名稱」貼到記事本，把左括弧 ( 換成逗號 ，把右括弧 ) 換成空字串，存檔成 1.csv，用 Excel 開啟，可以得到一欄單純的 Email Address，把它複製貼上，蓋掉「電子郵件地址」欄位 ( 注意別改掉了標題)

現在有一份新的【通訊錄.csv】了。

注意，自己的 Email 好像不會被加進去 (不知為何)，請手動自己加入 .csv 中。

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 (下圖)  如果您並沒有有把 Exchange 通訊錄加入 連絡人 之中，可以選 .pst，畫面如下

(下圖) 若匯出為 .pst，最後請把 Outlook 2010 關閉，否則 backup.pst 檔案會在開啟使用中狀態，無法拷貝走。

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(四) Outlook 2016 匯入聯絡人、通訊錄

要開啟匯入匯出畫面有兩種方式：
方法1. 點「檔案」下拉選單，點「開啟和匯出」，點「匯入/匯出」

(下圖)  方法2. 點「檔案」下拉選單，點「選項」

(下圖)  再點「選項」

(下圖)  (下圖) 再點「進階」，點「匯出」

(下圖) 匯入及匯出精靈

(下圖) 若您要匯入 .csv 檔案，方法如下：

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(下圖) 若您要匯入 .pst 檔案，方法如下：

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(五) 測試

實際去發信測試看看，能寄出 Email 就正常，如果信件卡在「寄件匣」就有問題。
此時可以開啟連絡人資料看看。

(下圖) 錯誤狀況
第一個「傳送的電子郵件」是　姓名 ( xxx@xxx.xxx.xxx ) ，因為實際上不是電子郵件格式，所以信件根本寄不出。

如果有把 Exchange Server 通訊錄加入連絡人，匯出成 .pst，或匯出成 .csv 而沒做修改，下場就會這樣。

(下圖) 正確狀況
第一個「傳送的電子郵件」是 xxx@xxx.xxx.xxx ，因為實際上不是電子郵件格式，所以信件根本寄不出。
如果是   姓名<xxx@xxx.xxx.xxx>  也可以。

此測試在 Outlook 2010 或 Outlook 2016 測試可用。

Outlook 2016 那台因為和 Exchange Server 2010 不在相同 LAN，只能透過 Internet 走 POP3/SMTP 收發信件；且 Outlook 2016 在用戶端無法手動設定 Outlook Anywhere，才逼不得以想辦法把 聯絡人、通訊錄 匯入過來。

缺點是如果 Exchange 通訊錄有新增或修改，沒辦法自動同步更新到 Outlook 2016 這台。

(完)

相關

逗點分隔值 (Windows) 逗點分隔值 (MS-DOS)
https://support.microsoft.com/zh-hk/help/290859/how-to-import-and-export-text-data-by-using-outlook