[研究]事務機掃描問題

[研究]事務機掃描問題

2026-02-12

辦公室A，事務機，掃描10份文件 Email 寄到 Z 信箱，

接著，掃描100份文件 Email 寄到 Z 信箱，

隔天，10份文件掃描的pdf有收到，但100份文件掃描的pdf沒有收到，垃圾信箱也沒收到。

辦公室B，事務機，掃描100份文件 Email 寄到 Z 信箱，有收到。

兩台事務機操作介面似乎相同，掃描設定參數也相同。

辦公室A和B掃描相同的100份文件。

Mail Server 是 GWS (Google Workspace Email)

事務機限制問題？GWS 限制? 其他？

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ChatGPT

一、這個情境其實很典型，而且從你提供的條件來看，最可能的問題點在「事務機本身的 SMTP / 附件大小 / 記憶體 / 分割策略」而不是 GWS。下面我用系統化方式幫你完整拆解。

二、GWS (Google Workspace) 相關限制檢視

1️⃣ 單封信附件大小限制

項目	限制
Gmail 單封信最大	25MB（實際 SMTP 約 35MB raw）
超過 25MB	改用 Google Drive 連結

但你的案例：

• B 機：100 份 → 成功寄送
• A 機：100 份 → 未收到

➡ 若是 GWS 限制，B 也應該失敗 → 排除

2️⃣ 寄信速率 / 寄件數限制

GWS SMTP Relay / 使用者 SMTP：

• 每分鐘、每日寄件限制
• 但你是 單一封信 + 大附件
• 而非大量封信

➡ 不符合 GWS 限制型態 → 排除

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三、最可能問題：事務機 A 本身限制

即使型號相同，下列差異仍會造成結果不同：

1️⃣ 事務機內部記憶體 / 暫存區不足（最常見）

👉 A 機 RAM / Disk buffer 較小

則會出現：

• 掃描成功
• 但 合成 PDF 或 SMTP 發送失敗
• 無錯誤提示或只顯示「完成」

📌 這是最典型企業掃描失敗原因。

2️⃣ 單封郵件附件大小限制（設備端限制）

廠商	常見限制
Ricoh	30MB / 50MB
Konica Minolta	20MB / 30MB
Canon	25MB / 50MB
Xerox	25MB / 35MB

3️⃣ 韌體 Bug（非常常見）

4️⃣ SMTP Timeout / 上傳超時

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四、實務解法建議（企業常用）

解法 1️⃣：改用 SMB / FTP 掃描（最佳解）

事務機 → 掃描 → NAS / File Server → 郵件發送系統寄送

優點：

• 不受 SMTP 附件限制
• 不怕大檔
• 可自動分割

解法 2️⃣：啟用「自動分割 PDF」

很多事務機支援：超過 X MB → 自動分割多封寄送

例如：每 20MB 一封

解法 3️⃣：調高 SMTP timeout / 附件限制

工程模式 / 管理者設定：

• SMTP Timeout
• Max attachment size

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五、結論（直接給你判斷）

依你提供的條件：

95% 機率是「辦公室 A 事務機本身的限制 / 韌體 / 記憶體問題」

而不是 Google Workspace 的限制。

(完)